目次
そんな施設様はぜひこの記事をご覧いただき、安心していただくと共に、
データ容量の節約をご検討ください！
データ容量の節約をご検討ください！
データ容量を節約するには、明細データを削除するのが一番！
各施設様の使い方の特徴にもよりますが、会計明細データと予約見積明細は全データ容量の約2割～8割ほどあります。
添付のキャプチャは陣屋旅館の例です。
会計明細と予約見積明細の合計で、約30万レコードあります。
３年以上前の明細データを削除済で30万レコードですから、削除しなければ1GBはデータ容量の追加が必要でした。
データ削除をする前は、7〜8割が会計明細と見積もり明細のデータでした。
添付のキャプチャは陣屋旅館の例です。
会計明細と予約見積明細の合計で、約30万レコードあります。
３年以上前の明細データを削除済で30万レコードですから、削除しなければ1GBはデータ容量の追加が必要でした。
データ削除をする前は、7〜8割が会計明細と見積もり明細のデータでした。
これらの明細データを2年か3年で削除すれば、データ容量の節約につながります。
「しかし、明細データを削除したら、困るのではないか？」
と思われる方も多いのではないかと思います。
ここではそんな疑問にお答えしていきます。
「しかし、明細データを削除したら、困るのではないか？」
と思われる方も多いのではないかと思います。
ここではそんな疑問にお答えしていきます。
稼働率や日毎の売上データも閲覧できなくなってしまうのか？
会計明細を削除しても、売上データや予約データは削除されませんので、売上や稼働率などのレポート表示は可能です。
しかし、会計明細データを削除すると、販売商品明細をレポートで表示できなくなります。
しかし、これらの情報は、多くても、２年分の明細データがあれば、前年対比で比較はできます。
しかし、会計明細データを削除すると、販売商品明細をレポートで表示できなくなります。
しかし、これらの情報は、多くても、２年分の明細データがあれば、前年対比で比較はできます。
過去の会計明細が閲覧できないと困るのでは？
どのお客様がいつ、何を注文されたのかは重要な顧客情報です。
これらの情報がまったく閲覧できなくなってしまうのは問題ですが、これらの情報は会計書のPDFデータが自動保存されるので、データ自体を削除しても、PDFファイルで簡単に閲覧できます。
これらの情報がまったく閲覧できなくなってしまうのは問題ですが、これらの情報は会計書のPDFデータが自動保存されるので、データ自体を削除しても、PDFファイルで簡単に閲覧できます。
PDFファイルがたくさん貯まると、今度はファイル容量を圧迫するのでは？
PDFデータはセールスフォースのプラットフォームでは、データ容量ではなくファイル容量にカウントされますので、保存コストが圧倒的に少なくなります。
データ容量追加が
500MBごとに6,000円／組織なのに対し、ファイル容量追加は
500MBごとに600円／組織です。10分の１のコストということになります。
データ容量追加が
500MBごとに6,000円／組織なのに対し、ファイル容量追加は
500MBごとに600円／組織です。10分の１のコストということになります。
削除してしまった明細データを、エクスポート＆復元することはできるのか？
明細データはエクスポートできます。
明細データを削除する前にデータをエクスポートしておけば、いざという時に復元できるようにすることもできます。
明細データを削除する前にデータをエクスポートしておけば、いざという時に復元できるようにすることもできます。
陣屋旅館ではどのように運用しているのか？
陣屋では3年過ぎたものは削除するようにしています。
団体の予約などの引き合いで、３年以上前の明細データを見たいときは、PDFを確認すれば目的は達成できますので、明細データを閲覧できずに困ったことはありません。
団体の予約などの引き合いで、３年以上前の明細データを見たいときは、PDFを確認すれば目的は達成できますので、明細データを閲覧できずに困ったことはありません。
それでもお困りの場合は、予約インデックスの削除で対応
それでもお困りの場合は、予約インデックスの削除で対応することも可能です。
付帯設備も含めたご予約が多い施設様、部屋数が多い、稼働率が高い等の施設様は、予約インデックスの容量が大きくなりがちです。
ご予約と予約インデックスは一体のものであり、会計明細や予約見積明細よりは削除しにくいですが、例えば３年以上前に宿泊された時の詳細な予約内容までとっておく必要はないと割り切れば、
３年後に削除するなどの運用の検討が可能となります。
取引先責任者（お客様）のデータが残っていれば、リピーターかどうかは判断でき、
ご予約を削除しても会計書のPDFデータ（宿泊日やお部屋、注文された料理、ドリンクは確認可能）は削除されないため、古いご予約データを削除しても顧客管理という意味では十分役割りを果たします。
ただし、ご予約を削除すると、陣屋コネクト上で過去の稼働率は見れなくなるので、その点は注意が必要です。３年以上前の稼働率が必要な場合はご予約は削除できません。
また、お客様に関する重要な情報は「ご予約」内に残すのではなく、「お客様」の中の「お客様重要事項」という項目に残すルールを徹底すれば、過去の予約の詳細まで辿る必要は無くなります。
付帯設備も含めたご予約が多い施設様、部屋数が多い、稼働率が高い等の施設様は、予約インデックスの容量が大きくなりがちです。
ご予約と予約インデックスは一体のものであり、会計明細や予約見積明細よりは削除しにくいですが、例えば３年以上前に宿泊された時の詳細な予約内容までとっておく必要はないと割り切れば、
３年後に削除するなどの運用の検討が可能となります。
取引先責任者（お客様）のデータが残っていれば、リピーターかどうかは判断でき、
ご予約を削除しても会計書のPDFデータ（宿泊日やお部屋、注文された料理、ドリンクは確認可能）は削除されないため、古いご予約データを削除しても顧客管理という意味では十分役割りを果たします。
ただし、ご予約を削除すると、陣屋コネクト上で過去の稼働率は見れなくなるので、その点は注意が必要です。３年以上前の稼働率が必要な場合はご予約は削除できません。
また、お客様に関する重要な情報は「ご予約」内に残すのではなく、「お客様」の中の「お客様重要事項」という項目に残すルールを徹底すれば、過去の予約の詳細まで辿る必要は無くなります。
データ削除と税務上の問題について
電子帳簿法でのデータの保存期間は繰越欠損金がある場合は最大１０年間保存しなければならないため、１０年後までとって置くべきデータは取引責任者（お客様）データと会計データと仕入データだけということになります（電子帳簿だけでデータを残す場合は税務署への届け出が個別に必要）。
データ削除をご検討の場合は
明細データの削除はゴールドサポートに入っていれば無料で実施しています。
シルバーサポートの場合は、別途お見積りの上、有料で実施いたします。
いずれも、陣屋コネクトサポートチームにご相談ください。
また、お客様側のシステム管理者が実施することも可能ですが、
データ削除はリスクもあるため、バックアップをとった上で、自己責任でお願いしています。
シルバーサポートの場合は、別途お見積りの上、有料で実施いたします。
いずれも、陣屋コネクトサポートチームにご相談ください。
また、お客様側のシステム管理者が実施することも可能ですが、
データ削除はリスクもあるため、バックアップをとった上で、自己責任でお願いしています。
まとめ
以上が、データ容量の節約の方法と、懸念点の解説でした。
このほかにも、陣屋コネクトの機能として、AWSに置いたデータをSalesforce側でいつでも参照できるような機能の開発の計画もしています。が、こちらはまだ時間がかかりそうです。
今の時点では、ほとんど見ないデータを削除して、工夫をしていただければと思います。
このほかにも、陣屋コネクトの機能として、AWSに置いたデータをSalesforce側でいつでも参照できるような機能の開発の計画もしています。が、こちらはまだ時間がかかりそうです。
今の時点では、ほとんど見ないデータを削除して、工夫をしていただければと思います。
また、既にデータ容量追加が必要になって、頭を悩ませていらっしゃる施設様もいらっしゃるかもしれません。