陣屋コネクトのデータ容量節約術

陣屋では3年過ぎたものは削除するようにしています。
団体の予約などの引き合いで、３年以上前の明細データを見たいときは、PDFを確認すれば目的は達成できますので、明細データを閲覧できずに困ったことはありません。

それでもお困りの場合は、予約インデックスの削除で対応することも可能です。
付帯設備も含めたご予約が多い施設様、部屋数が多い、稼働率が高い等の施設様は、予約インデックスの容量が大きくなりがちです。

ご予約と予約インデックスは一体のものであり、会計明細や予約見積明細よりは削除しにくいですが、例えば３年以上前に宿泊された時の詳細な予約内容までとっておく必要はないと割り切れば、
３年後に削除するなどの運用の検討が可能となります。

取引先責任者（お客様）のデータが残っていれば、リピーターかどうかは判断でき、
ご予約を削除しても会計書のPDFデータ（宿泊日やお部屋、注文された料理、ドリンクは確認可能）は削除されないため、古いご予約データを削除しても顧客管理という意味では十分役割りを果たします。

ただし、ご予約を削除すると、陣屋コネクト上で過去の稼働率は見れなくなるので、その点は注意が必要です。３年以上前の稼働率が必要な場合はご予約は削除できません。

また、お客様に関する重要な情報は「ご予約」内に残すのではなく、「お客様」の中の「お客様重要事項」という項目に残すルールを徹底すれば、過去の予約の詳細まで辿る必要は無くなります。

電子帳簿法でのデータの保存期間は繰越欠損金がある場合は最大１０年間保存しなければならないため、１０年後までとって置くべきデータは取引責任者（お客様）データと会計データと仕入データだけということになります（電子帳簿だけでデータを残す場合は税務署への届け出が個別に必要）。

明細データの削除はゴールドサポートに入っていれば無料で実施しています。
シルバーサポートの場合は、別途お見積りの上、有料で実施いたします。

いずれも、陣屋コネクトサポートチームにご相談ください。

また、お客様側のシステム管理者が実施することも可能ですが、
データ削除はリスクもあるため、バックアップをとった上で、自己責任でお願いしています。

以上が、データ容量の節約の方法と、懸念点の解説でした。

このほかにも、陣屋コネクトの機能として、AWSに置いたデータをSalesforce側でいつでも参照できるような機能の開発の計画もしています。が、こちらはまだ時間がかかりそうです。

今の時点では、ほとんど見ないデータを削除して、工夫をしていただければと思います。