2017年8月13日 更新

陣屋コネクトのデータ容量節約術

陣屋コネクトのデータ容量がどんどん増えてきて、月額が気になる方は必見の記事です!

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「陣屋コネクトを何年も使っていると、データ容量がどんどん増えてきて、月額が膨大になってしまうのではないか?」という質問をよくいただきます。

また、既にデータ容量追加が必要になって、頭を悩ませていらっしゃる施設様もいらっしゃるかもしれません。
そんな施設様はぜひこの記事をご覧いただき、安心していただくと共に、
データ容量の節約をご検討ください!

データ容量を節約するには、明細データを削除するのが一番!

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各施設様の使い方の特徴にもよりますが、会計明細データと予約見積明細は全データ容量の約2割~8割ほどあります。

添付のキャプチャは陣屋旅館の例です。
会計明細と予約見積明細の合計で、約30万レコードあります。
3年以上前の明細データを削除済で30万レコードですから、削除しなければ1GBはデータ容量の追加が必要でした。

データ削除をする前は、7〜8割が会計明細と見積もり明細のデータでした。
これらの明細データを2年か3年で削除すれば、データ容量の節約につながります。

「しかし、明細データを削除したら、困るのではないか?」
と思われる方も多いのではないかと思います。
ここではそんな疑問にお答えしていきます。

稼働率や日毎の売上データも閲覧できなくなってしまうのか?

会計明細を削除しても、売上データや予約データは削除されませんので、売上や稼働率などのレポート表示は可能です。

しかし、会計明細データを削除すると、販売商品明細をレポートで表示できなくなります。
しかし、これらの情報は、多くても、2年分の明細データがあれば、前年対比で比較はできます。

過去の会計明細が閲覧できないと困るのでは?

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どのお客様がいつ、何を注文されたのかは重要な顧客情報です。

これらの情報がまったく閲覧できなくなってしまうのは問題ですが、これらの情報は会計書のPDFデータが自動保存されるので、データ自体を削除しても、PDFファイルで簡単に閲覧できます。

PDFファイルがたくさん貯まると、今度はファイル容量を圧迫するのでは?

PDFデータはセールスフォースのプラットフォームでは、データ容量ではなくファイル容量にカウントされますので、保存コストが圧倒的に少なくなります。

データ容量追加が
500MBごとに6,000円/組織なのに対し、ファイル容量追加は
500MBごとに600円/組織です。10分の1のコストということになります。

削除してしまった明細データを、エクスポート&復元することはできるのか?

明細データはエクスポートできます。
明細データを削除する前にデータをエクスポートしておけば、いざという時に復元できるようにすることもできます。

陣屋旅館ではどのように運用しているのか?

陣屋では3年過ぎたものは削除するようにしています。
団体の予約などの引き合いで、3年以上前の明細データを見たいときは、PDFを確認すれば目的は達成できますので、明細データを閲覧できずに困ったことはありません。
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サポート 志村 健司 サポート 志村 健司