2017年9月9日 更新

非効率な業務をITを活用して効率化した6つのポイント

かつての非効率的な業務を、ITを使っての効率化に成功。そのポイントとは一体どのようなものなのか、詳しくご紹介します。

886 view お気に入り 0
陣屋はITの活用によって、かつての非効率的な作業を効率的なものへと変えていきました。それぞれの場面でどのように業務が改善されたのか。6つのポイントをご紹介します。

1.予約

 (268)

まずは予約の自動化。かつてはすべて手作業で行っていた予約作業ですが、エージェントから予約のメールが届くと、まず紙に印刷してから台帳に転記、部屋割りも手作業でその情報は当日、再び紙に書き写して従業員に配るなど、とても手間がかかっており、一連の作業のために、フロントには従業員を4人置かなければいけませんでした。
しかしITの導入により予約は自動化され、今はお客がネットで予約すれば、その瞬間に部屋割りまで決まります。これによりかつて4人必要だった予約業務が今ではほぼ1人でこなせています。

2.接客

 (254)

接客業務においては、スタッフ同士の情報共有・コミュニケーションがとても大切です。

これまでは口頭や手書きの紙で情報の交換を行っていたので、伝達漏れなども多く見られました。特に内線電話での情報伝達は手をとられ、その間お客様の対応ができない、という大きな問題がありました。
また、元湯陣屋は一万坪に及ぶ敷地面積の中に建物が点在しており、走り回って伝言を伝えるだけのスタッフなども必要な状況でした。
今では従業員全員がタブレットを携帯しています。タブレットを見れば一瞬で顧客の詳しい情報を知ることができます。それによりアルバイトや新人でも細やかな気づかいやサービス、またミスのない的確な動きができるようになりました。

さらに、現在では音声認識技術を取り入れています。従業員はインカムをつけ、それを通して話した内容が全て自動で録音・文字化されて記録されます。会話を聞き逃してもタブレットを見て振り返ることができるので、情報の伝達漏れは無くなりました。

3.調理場

 (270)

調理場においても大きな変化がありました。

これまでは、調理場まで情報を届けるのに時間と労力が必要でした。顧客のアレルギー情報や料理予定表を紙に出して調理場に持っていき、それをホワイトボードに転記するといった作業を毎日行っていました。
そこで調理場にも大きなモニターを導入。調理場からも顧客の情報をリアルタイムで見ることができるようになったのです。お客様の好みやアレルギーなどの情報も、画面上で常に最新のものを把握できるようになり、面倒な料理予定表の作成や調理場のホワイトボードも不要になりました。さらにはきめ細やかな仕入・原価管理もできるようになり、食材ロスの低減と質の向上にもつながりました。

4.清掃/設備管理

 (271)

なにしろ一万坪の敷地があるので、メンテナンスにも非常に多くの労力が必要でした。また、スタッフ間の情報伝達手段が乏しかったために、さまざまな問題が放置されることもありました。

以前は部屋の掃除の状況もいちいち口頭や電話で確認したりといった手間が必要でした。
露天風呂の温度管理ができていなかったり、害虫が発生したり、設備の故障が見つけられなかったり、という問題を見つけても、それがうまく伝わらずに放置されたりなどの問題がありました。
しかしITの導入により、お部屋の準備や清掃の状況もワンタッチで全スタッフに伝達でき、最小限の人出で施設をいつも快適な状態に保つことができます。

お風呂の温度も機械で監視し、温度が下がると自動で知らせてくれるように。また、風呂の入り口には人感センサーを設置。常に入浴者の出入り数が監視でき、タオルの補充や清掃の頻度を最適化することができています。

クレームなどの連絡も即座に伝わるようになったため、問題の発見から対応が迅速に漏れやミスなく行えるようになりました。タブレット端末を使えばその場で写真の撮影も可能なため、問題を見つけたその場で即座に責任者や他のスタッフに伝えたり、業者に依頼することも可能になりました。
21 件

関連する記事 こんな記事も人気です♪

この記事のキーワード

この記事のキュレーター

オーナー 宮崎 富夫 オーナー 宮崎 富夫